Your number one choice for conference & event venues in South Wales

Datganiad Preifatrwydd

1. Cyflwyniad

Un o adenydd masnachol Prifysgol De Cymru (PDC) yw Gwasanaethau Cynadledda a Digwyddiadau (GCaD). Mae’n canolbwyntio ar gynadleddau, cefnogi digwyddiadau a rheoli lleoliadau, ar gyfer cwsmeriaid busnes allanol yn bennaf, B2B nid B2C. GCaD PDC yw’r rheolydd data ac mae wedi ymrwymo i ddiogelu hawliau unigolion yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol newydd. Mae gan Brifysgol De Cymru Swyddog Diogelu Data y gellir cysylltu ag ef/hi drwy [email protected].

2. Pa ddata a ddaliwn?

Pan fydd unigolion yn archebu cyfleusterau a gwasanaethau gyda’r Tîm GCaD rhaid i’r Brifysgol gasglu, storio, defnyddio a phrosesu fel arall ddata personol at unrhyw ddibenion sy’n gysylltiedig â threfnu digwyddiadau ac iechyd a diogelwch, ac am resymau eraill yr ystyrir eu bod yn angenrheidiol er mwyn cyflawni’r contract gyda’r sefydliad.

Gall y Brifysgol gasglu a dal y wybodaeth bersonol ganlynol a ddarparwch:

  • Eich enw
  • Teitl
  • Cyfeiriad cartref neu waith
  • Rhif ffôn
  • Cyfeiriad e-bost
  • Cyfeiriad IP
  • ID Cyfryngau Cymdeithasol yn y parth cyhoeddus
  • Gwybodaeth am daliadau lle bo’n briodol
  • Manylion personol sylfaenol gan gynnwys delweddau ffotograffig, manylion cofrestru cerbyd a ffilm teledu cylch-caeedig yn ystod digwyddiad
  • Lle bo angen, manylion perthynas agosaf i’w defnyddio mewn argyfwng
  • Gofynion personol yn ymwneud ag archeb

3. Pam byddwn ni’n casglu’r data hwn?

Bydd gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio at y dibenion a restrir isod:

  • I wneud bwciadau ac at ddibenion gweinyddol cysylltiedig (Sylfaen gyfreithiol – Mae prosesu’n angenrheidiol er mwyn cyflawni contract).
  • I sicrhau iechyd, diogelwch a diogeledd cynadleddwyr pan fyddant ar gampws (Sylfaen gyfreithiol – Mae prosesu’n angenrheidiol at ddibenion buddiannau cyfreithlon a ddilynir gan y Brifysgol neu drydydd parti).
  • I ddarparu gwybodaeth bellach am newyddion a digwyddiadau yn y dyfodol (Sylfaen gyfreithiol – Gyda chaniatâd/Mae prosesu’n angenrheidiol at ddibenion buddiannau cyfreithlon a ddilynir gan y Brifysgol neu drydydd parti).

Cwsmeriaid

Os yw bwciad wedi cael ei wneud gyda Thîm GCaD, mae angen i ni brosesu data personol er mwyn darparu’r gwasanaeth i chi. Gall y wybodaeth hon gael ei defnyddio hefyd at bwrpas darparu gwasanaethau cymorth, i ymgymryd â gwaith ymchwil a dadansoddi ystadegol, i ddarparu gwybodaeth weithredol, i hyrwyddo’n gwasanaethau, ac i sicrhau diogelwch a diogeledd ein cynadleddwyr/cleientiaid. Os bydd angen i ni rannu’ch data fel rhan o ddigwyddiad (e.e. gyda’r trefnydd pan dderbyniwn gofrestriadau’n uniongyrchol neu gyda chynadleddwyr eraill fel rhan o becyn cynadleddwyr) byddwn yn rhoi gwybod i chi ac yn ceisio eich caniatâd ymlaen llaw. Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn gwneud ymchwil cwsmeriaid drwy gyfrwng holiaduron ar-lein gan roi cyfle i bersonoli’r data neu ei wneud yn ddienw. Bydd hyn yn ein galluogi i wella’n gwasanaethau’n barhaus i gwrdd â disgwyliadau a mynd y tu hwnt iddynt. Gyda’ch caniatâd chi byddwn yn defnyddio lluniau, fideos, geirda ac astudiaethau achos am ddigwyddiadau ar ein gwefan ac ar sianelau cyfryngau cymdeithasol.

Darpar Gwsmeriaid

Os yw unigolyn wedi gwneud ymholiad, bydd GCaD PDC yn prosesu’r wybodaeth ar system bwcio a CRM ar-lein fel y bo angen i baratoi cynnig / contract. Os yw unigolyn wedi nodi yr hoffai dderbyn gwybodaeth bellach gan y Brifysgol, prosesir y wybodaeth hon gyda’i ganiatâd. Byddwn hefyd yn defnyddio budd cyfreithlon fel ffordd o gadw mewn cysylltiad â darpar gwsmeriaid, sef â chysylltiadau busnes gan ddefnyddio e-byst busnes. Bydd GCaD PDC yn cadw manylion cysylltu sylfaenol staff proffesiynol sy’n gweithio mewn busnesau y gallai fod ganddynt ddiddordeb yn y gwasanaethau a chyfleusterau sydd ar gael yn y Ganolfan Gynadledda a’r Brifysgol. Prosesir y wybodaeth hon ar y sail ei bod yn angenrheidiol ar gyfer buddiannau cyfreithlon GCaD PDC ac y gallai’r prosesu fod o fudd i’r naill a’r llall.

4. Pwy fydd yn derbyn eich data?

Personol; gall data gael ei ddatgelu hefyd pan fo gofyniad cyfreithiol i wneud hynny neu os oes budd cyfreithlon, naill ai i’r Brifysgol neu’r testun data, gan gymryd i ystyriaeth unrhyw anfantais neu niwed a allai gael ei achosi i’r testun data. Ni fyddwn yn rhannu’ch gwybodaeth ag unrhyw drydydd partïon at eu dibenion marchnata hwy eu hunain.

5. Sut byddwn ni’n diogelu’ch data?

Mae’r ddeddfwriaeth Diogelu Data yn gofyn i’r Brifysgol gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Mae hyn yn golygu y bydd eich cyfrinachedd yn cael ei barchu ac y bydd pob cam priodol yn cael ei gymryd i rwystro mynediad a datgelu sydd heb ei awdurdodi. Dim ond aelodau’r tîm y mae angen iddynt gyrchu rhannau perthnasol neu’r cyfan o’ch gwybodaeth a gaiff eu hawdurdodi i wneud hynny. Bydd gwybodaeth amdanoch ar ffurf electronig yn cael ei diogelu gan gyfrinair a chyfyngiadau diogeledd eraill, a gweithir ar ffeiliau papur mewn ardaloedd diogel lle rheolir mynediad.

6. Sut byddwn ni’n cadw’ch data?

Mae’r ddeddfwriaeth Diogelu Data yn gofyn i ni gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Mae hyn yn golygu y bydd eich cyfrinachedd yn cael ei barchu ac y bydd pob cam priodol yn cael ei gymryd i rwystro mynediad a datgelu sydd heb ei awdurdodi. Mae’n bosibl y bydd peth prosesu’n cael ei wneud ar ran y Brifysgol gan sefydliad a gyflogir at y diben hwnnw. Bydd sefydliadau sy’n prosesu data personol ar ran y Brifysgol dan rwymedigaeth i brosesu data personol yn unol â’r ddeddfwriaeth Diogelu Data.

Byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol cwsmer (os yw bwciad wedi’i wneud) am y flwyddyn gyfredol ac am chwe blynedd arall ar ôl casglu’r wybodaeth, er mwyn cydymffurfio ag amserlen cadw data Gwasanaethau Cyllid Prifysgol De Cymru ar gyfer cyfrifyddu ariannol, ac â Deddf Cyfyngiadau Achosion 1980. Ar ôl y cyfnod hwn, caiff yr holl ddata am gwsmeriaid ei wneud yn ddienw. Gweler amserlen cadw data Prifysgol De Cymru am wybodaeth bellach. Yn achos darpar gwsmeriaid sy’n gwneud ymholiadau gyda ni ond nid bwciadau, byddwn yn dal y data personol am 12 mis.

7. Trosglwyddo i drydedd wlad

Bydd data personol, hyd y bo modd, yn cael ei brosesu o fewn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd. Sut bynnag, o dan rai amgylchiadau, efallai y bydd angen trosglwyddo’ch data y tu allan i’r UE. Os yw prosesydd wedi’i leoli yn yr Unol Daleithiau, gellir trosglwyddo data iddo os yw’n rhan o fframwaith Tarian Preifatrwydd yr UE-UD ac felly’n cydymffurfio â gofynion diogelu data.

8. Eich hawliau a dewisiadau

I ddarganfod mwy am eich hawliau o dan y ddeddfwriaeth Diogelu Data presennol a sut y gallwch ymarfer yr hawliau hynny, ewch i’n tudalennau gwe. Os oes gennych unrhyw gwestiynau am eich bwciad neu os ydych chi eisiau diweddaru’ch manylion gyda Thîm GCaD Prifysgol De Cymru, cysylltwch ag [email protected].

9. Gwybodaeth bellach:

Gellir cael mwy o wybodaeth am hawliau unigol ar dudalennau gwe Diogelu Data’r Brifysgol. Dylid gwneud unrhyw geisiadau neu wrthwynebiadau mewn ysgrifen i Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol:

Swyddfa Ysgrifennydd y Brifysgol,
Prifysgol De Cymru,
Pontypridd, CF37 1DL

E-bost: [email protected]

Os yw unigolion yn anfodlon ar y ffordd y mae eu data personol wedi’i brosesu, gallant yn y lle cyntaf gysylltu â Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol gan ddefnyddio’r manylion cysylltu uchod.

Os na fydd cwyn yn cael ei datrys, gellir mynd â’r mater gerbron y Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn:

Information Commissioner’s Office,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Cheshire,
SK9 5AF

www.ico.org.uk

10. Newidiadau ac Adborth:

Bydd yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn cael ei gynnal a’i adolygu, a’i ddiweddaru ar ein gwefan os bydd angen gwneud newidiadau iddo. Rhoddir gwybod i chi am unrhyw newidiadau fel y bo’n briodol. Diweddarwyd yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn ddiwethaf ym mis Mai 2018. Cysylltwch â Rheolwr GCaD PDC yn [email protected] os oes gennych unrhyw sylwadau penodol am GCaD.

Search Site
Meet the Team

Whichever of our venues you choose, rest assured that there is a team of highly experienced professionals working behind the scenes with a common goal - to make your event a great success.

Read More >
Our Facilities

Our portfolio contains a wide range of highly flexible venues across Pontypridd, Cardiff and Newport. There is sure to be a venue to suit your next event, whether it's a small meeting or large residential conference.

Read More >